3.1. Задачи, решаемые Платформой:

• Хранение и поиск информации;

• Коллективный тайм-менеджмент;

• Учет и контроль поручений;

• Документооборот;

• Управление проектами;

• Управление заявками;

• Стратегическое управление;

• Оценка эффективности;

• Внутрикорпоративное общение.

3.2. Назначение документа

Документ предназначен для описания действий пользователей Системы, направленных на планирование и распределение рабочего времени.

3.3. Основные системные требования

Программное обеспечение Системы устанавливается на сервере, в качестве клиентской оболочки для работы в системе выступают веб браузеры:

• Internet Explorer 7 или выше;

• Mozilla Firefox версии 3 и выше;

• Opera 9 или выше;

• Google Chrome версии 5 или выше.

3.4. Состав системы

Система состоит из следующих модулей:

• Модуль «Потоки работ» предназначен для создания, управления и контроля работ как плановых, так и внеплановых.

• Модуль «Ежедневник» предназначен :

  -для планирования дел, длительность которых не превышает одного дня;

  -для сбора сотрудников на совещание;

  -для контроля рабочего дня подчиненных.

• Модуль «Хранилище» включает три основных раздела:

  -«Файлы» - хранилище, предназначенное для загрузки, просмотра и поиска текстовых, видео и аудио файлов, графических изображений.

  -«Реестры»- это способ отображения структурированных данных на основе форм(раздел отображается у пользователей с соответствующими правами доступа).

  -Раздел «Документы» автоматизирует регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, также позволяет получать и отправлять электронную почту, группировать зарегистрированные документы в дела и хранить их согласно номенклатуре дел.

• Модуль «Проекты» предназначен для создания, распределения и контроля мероприятий в рамках проекта. Совокупность планируемых мероприятий, направленных на достижение одного конечного результата, в рамках ограниченных сроков, ресурсов и бюджета.

• Модуль «Цели и показатели» предназначен для отслеживания прогресса достижения стратегических целей компании, их мониторинга и оценивания. Модуль позволяет формулировать и декомпозировать стратегические цели организации, формировать произвольные карты показателей, вести справочник показателей, а также осуществлять ввод значений показателей.

• Модуль «Сотрудники» вкючает три основных раздела:

  -«Организационная структура» отражает занятость сотрудников по их записям в ежедневнике и загруженность в соответствии с выставленными работами. Помимо этого, содержится информация о сотруднике, его контакты и дополнительная информация о нем.

  -«Резерв» предназначен для просмотра пользователей не назначенных на должность и удаленных, а также для создания новых пользователей в системе.

  -«Адресная книга» - контакты о людях и организациях, как личные так и общедоступные.

• Модуль «Настройки» предоставляет возможность настройки Системы и разграничения прав доступа сотрудников к ресурсам системы.

4.1. Вход в Систему

Для входа в Систему откройте поддерживаемый системой (см.Разд. 3.3) web-браузер и в адресной строке введите адрес сервера Платформы «ARTA SYNERGY» (Вводится доменное имя или IP адрес компьютера, на котором установлена ARTA SYNERGY, например, https://192.168.1.2/Synergy). Адрес Системы у каждой организации свой, и, обычно, может быть получен у системного администратора вашей компании.

При переходе по адресу отобразится страница аутентификации пользователя (см. Рис. 4-1). Введите имя вашей учетной записи и ваш персональный пароль для доступа к Системе. Также вы можете воспользоваться опцией «Оставаться в системе», которая позволяет автоматически входить в Систему без повторного ввода логина и пароля. Автоматический вход в Систему будет отменён, если нажать кнопку «Выход».В целях безопасности, не рекомендуется сохранять пароль.

Авторизационные данные выдаются администратором системы. После ввода данных нажмите клавишу «Enter» или кнопку «Войти» на странице. Если при вводе данных вы допустили ошибку, Система уведомит вас об этом.После того, как вы впервые получили пароль, его необходимо сменить. В правом верхнем углу на данной странице находятся ссылки для изменения языка входа в Систему. Выделенная ссылка указывает на язык, на котором пользователю будет отображаться информация. Для того, чтобы изменить язык, необходимо перейти по соответствующей ссылке.

4.2. Основные элементы интерфейса

После аутентификации появляется главная страница вашего рабочего места (см. Рис. 5-1). Некоторые элементы управления присутствуют постоянно и не меняются в зависимости от активного на данный момент модуля, это:

• Область поиска на панели сверху.

• Кнопка «Настройки» в правом верхнем углу.

• Кнопка выхода , находящаяся также в правом вернем углу, позволяет выйти из Системы на страницу аутентификации пользователя.

• Кнопка «Домой» в левом нижнем углу. Данная кнопка применима для сварачивания просматриваемых документов в Системе.

• Индикатор состояния соединения с сервером и кнопка вызова IM-клиента , находящиеся в правом нижнем углу браузера. Индикатор отображает среднюю эффективность соединения с сервером в процентах. При отсутствии соединения с сервером индикатор показывает отсутствие соединения с сервером. Кнопка вызова IM-клиента вызывает и скрывает основное окно IM-клиента (модуля обмена мгновенными сообщениями).

• Кнопка контекстной справки , находящаяся также в правом нижнем углу, содержит разделы:

  1. Справка - информация о функциях и опциях каждого из модулей;

  2. О программе - информация о программе;

  3. Что нового - информация об изменениях в новой сборке;

  4. Быстрый старт - краткая информация о всех модулях в системе.

  5. Отправить запрос - возможность отправить запрос службе поддержки при соответствующих настройках сервера отправки уведомлений (сообщения об ошибках, запрос на изменение функционала).

• Кросс-модульная кнопка в левом верхнем углу, которая состоит из настраиваемых групп/пунктов и стандартных пунктов, которые меняют свое содержание в зависимости от выбранного модуля.

5.1. Потоки работ

Модуль «Потоки работ» предназначен для создания, управления и контроля работ как плановых, так и внеплановых (см. Рис. 5-1). Данный модуль обеспечивает постановку и своевременный контроль исполнения работы, для эффективного выполнения поставленной задачи руководителем. Переход в модуль осуществляется нажатием на кнопку «Потоки работ» в верхней панели.

---

5.1.1. Отображаемые панели

5.1.1.1. Верхняя панель

Панель позволяет сформировать отчёт и открыть панель подробной информации о работе. На иконке потоков работ (также в модуле хранилище) в красном кружочке Система уведомляет о количестве новых событий (постановка руководителем новой работы, изменение руководителем или другими сотрудниками статуса и прогресса исполнения работы и т.д.). Также при появлении новых событий браузер мигает с заголовком «NEW!». Мигание браузера по желанию может быть отключено в пользовательских настройках.

---

5.1.1.2. Основная рабочая область

Основная рабочая область содержит динамический список потоков работ, который отображается не постранично, а путем подгрузки всех работ до достижения конца списка. Также основная рабочая область содержит панель подробной информации о работе. Основная панель позволяет выполнять некоторые действия над элементами имеющегося списка работ. Сортировка работ в списке производится по времени их поступления, поэтому изменённые и новые работы в списке выделяются жирным и находятся вверху списка. В общем списке работ коричневым шрифтом отображаются работы, до завершения которых осталось менее трети срока исполнения, красным шрифтом отображаются просроченные работы.

---

5.1.1.3. Панель подробной информации о работе

Панель находится справа от списка потоков работ. Содержит области: «Информация о работе», «Файлы» и «Комментарии».

Область «Информация о работе» отображает название, сроки, того кто поставил и ответственного за данную работу.

Область «Файлы» предоставляет доступ к документам, прикрепленным к данной работе. Файлы могут быть прикреплены в папки «Приложения» и «Прочие». Прикреплять файлы к работе можно следущими вариантами: с хранилища, с компьютера, создать новый текстовый документ и сканировать. При вызове контекстного меню прикрепленного файла (файл выделяется жирным) доступны следующие опции:

• Скачать;

• Скачать PDF версию;

• Сделать основным;

• Новая версия;

• Удалить.

Область «Комментарии» позволяет просматривать, добавлять и удалять комментарии к выбранной работе. При выделении работы отображаются:

• комментарии, относящиеся к текущей работе;

• комментарии из всех работ, находящихся ниже в иерархии перепоручений;

• комментарии из работ, относящихся к той ветке работ, к которой принадлежит выделенная работа.

---

5.1.1.4. Панель «Работы»

Интерфейс модуля предусматривает визуальное различие работ по типу, статусу, периоду и пр.

---

5.1.1.4.1. Основные фильтры

На панели по-умолчанию присутствуют следующие фильтры:

• На исполнении (предназначен для работ, где пользователь является ответственным за исполнение). Сюда попадают работы от руководителей, согласование, утверждение, ознакомление с документами от других пользователей, а также проекты документов, созданные самим пользователем и работы, поставленные себе;

• На контроле (предназначен для работ, поставленных пользователем другому исполнителю, работ взятых на контроль вручную, корневых работ резолюции и протокола). Сюда не попадают перепорученные работы, поручения резолюций, протоколов и проектов;

Следующие фильтры отображаются на панели только при наличии в них работ:

• Протокольные (содержит протокольные поручения);

• Проекты(содержит работы в подфильтрах по проектам);

• Группы (содержит работы по группам, созданные пользователем).

Для перечисленных фильтров возможно изменение внешнего вида списка работ. Для этого нужно выделить фильтр, вызвать контекстное меню и выбрать из списка пункт «Изменить». Изменению подлежат отображаемые поля и сортировка полей по возрастанию и убыванию.

---

5.1.1.4.2. Подфильтры

Фильтр «На исполнении» по-умолчанию содержит следующие подфильтры:

• На подпись;

• Контрольные;

• Просроченные;

• Завершенные.

Фильтр «На контроле» по-умолчанию разбивается на подфильтры по исполнителям;

В фильтрах «На исполнении», «На контроле» есть возможность создавать специализированные подфильтры с возможностью добавить одно или несколько условий фильтрации, которые перечислены ниже.

Подфильтры могут быть созданы внутри основных фильтров либо других подфильтров при помощи контекстного меню(выделить нужный подфильтр) — для основных фильтров «Добавить ...» (добавляет подфильтр), для подфильтров - «Добавить ...» (добавляет вложенный подфильтр), «Изменить ...» (можно добавить, удалить и изменить содержимое условий выделенного подфильтра) и «Удалить» (удаляет выделенный подфильтр).

Рисунок 5-2. Добавление фильтра

Рисунок 5-3. Редактирование фильтра

Условия для подфильтров фильтра «На исполнении», «На контроле»:

• Со словами — регистронечувствительно, при соответствии любому из слов, разделённых пробелом;

• Без слов — регистронечувствительно, при несоответствии любому из слов, разделённых пробелом;

• Тип — при соответствии любому из комбинации из четырёх типов: «Работа», «Согласование», «Ознакомление», «Утверждение»;

• Автор — соответствие любому из выбранной комбинации пользователей;

• Срок — выбор одного из двух вариантов: «До конца осталось» (+ поле для количества дней) либо «Просроченные»;

• Прогресс — в случае, если в системе активирована настройка «Использовать справочник значений прогресса для поручений», значения поля могут быть выбраны только из этого справочника, в противном случае задается диапазон от/до (%);

• Статус — выбор одного из трех вариантов «В работе (ожидание)», «Завершенные» и «Удалённые»;

• Свойства — соответствие любой из комбинации опций «Контрольные», «При наличии файлов»;

• Приоритет — соответствие любой из комбинации опций «Срочно», «Не срочно», «Критично», «Плановое»;

• Период: выбор одного из вариантов: «Сегодня», «Будущая неделя», «Будущий месяц», «Будущий квартал», «Последняя неделя», «Последний месяц», «Последний квартал»и «Произвольный период». При выборе варианта «Произвольный период» появляется возможность указать две даты - начала и завершения произвольного периода. Кроме этого, для этого условия можно указать одну из опций: «По дате начала», «По дате планового завершения», «По дате фактического завершения» или «Все»;

• Ответственный — соответствие любому из выбранной комбинации пользователей.

Выбор отображаемых полей:

• Ответственный;

• Автор;

• Дата начала;

• Дата завершения;

• Осталось;

• Прогресс.

Сортировать по полю:

• Дата изменения;

• Статус;

• Приоритет;

• Название;

• Дата начала;

• Дата завершения;

• Осталось;

• Ответственный;

• Автор.

При создании нового подфильтра по умолчанию не добавляется ни одного условия. Каждое из условий можно добавить только один раз. При добавлении нескольких условий подфильтра правила, описанные в них, действуют одновременно. В фильтрах «Проекты» и «Протокольные», «Группы» возможности создать подфильтр нет.

Настроенные подфильтры раздела "На исполнении" можно сбросить и вернуть к первоначальному состоянию. Для сброса настроек фильтра нужно вызвать контекстное меню для фильтра "На исполнении" и выбрать пункт "Вернуть настройки". Откроется диалог с возможностью вернуть один или несколько дефолтных фильтров, также можно удалить все фильтры с внесенными изменениями пользователя.

Рисунок 5-4. Диалог редактирования фильтров

Если изменить условия дефолтных фильтров и при сбросе настроек не указать “Удалить мои фильтры” - то редактированные фильтры будут дублироваться. Один фильтр будет дефолтный, второй – с измененными настройками.

Для фильтров можно задать/сменить иконку с помощью диалога редактирования фильтра для подфильтров разделов «На исполнении» и «На контроле» (в случае раздела «На контроле» только для подфильтров, созданных вручную). Задать/изменить иконку для фильтра можно, выбрав нужную иконку из набора иконок в диалоге редактирования фильтра. По умолчанию для нового создаваемого фильтра задается иконка в виде обычной папки. Первым элементом в выборе является выбор «без иконки».

---

5.1.1.4.3. Поисковый фильтр

Рисунок 5-5. Фильтры

Фильтры (далее «Поисковый фильтр») в левом нижнем углу содержат следующие элементы управления:

• Выбор периода: в работе, сегодня, будущая неделя, будущий месяц,будущий квартал, прошедшая неделя, прошедший месяц, прошедший квартал и произвольный период, при активации которого становятся активными два поля — дата начала и дата окончания;

• Опция «Показать удалённые»;

• Опция «Показать завершенные»;

• Выбор типа поиска: «По дате начала», «По дате завершения», «По дате фактического завершения» или «Все».

При изменении значений поискового фильтра подфильтр, к которому они применяются, выделяется звёздочкой (*).

---

5.1.2. Создание работы, проекта документа, протокола

5.1.2.1. Создание работы

Для того, чтобы создать работу, необходимо нажать кнопку «Создать» на верхней панели. Появляется окно для создания работы. (см. Рис. 5-6 ). Здесь вводится:

• Формулировка работы;

• Ответственный;

• Исполнители;

• Сроки начала и завершения (дата и время);

• Приоритет(важность):«Не срочно»,«Плановое», «Срочно», «Критично».

Рисунок 5-6. Окно создания новой работы

По нажатию кнопки открывается второй шаг. Здесь вводится:

• Нагрузка: % либо часы рабочего времени;

• Комментарий к работе;

• Ключевые слова (по которым будет осуществлен поиск);

• Прикрепленные (вложенные) документы;

• Повторение работы(по умолчанию-нет);

• Форма завершения(по умолчанию-нет).

Рисунок 5-7. Окно создания новой работы (шаг 2)

---

5.1.2.1.1. Добавление ответственного и исполнителей

Поле «Ответственный» в окне создания работы по умолчанию является пустым для того, чтобы по ошибке не поставить работу самому себе без возможности изменения ответственного. Если флажок рядом с полем "Ответственный" выключен, то поле становится не активным. Если флажок активирован, то оно обязательное для заполнения. Поле «Исполнители» может содержать несколько сотрудников, для того, чтобы выбрать пользователей нужно выделить их, а для отмены снять выделения. При активации опции "Разрешить добавлять соисполнителей к работам, не являющихся подчиненными" в качестве соисполнителя можно выбрать неподчиненных сотрудников. При этом работа «Запрос на участие..» приходит каждому неподчиненному исполнителю. В случае, если и ответственный и исполнители — сотрудники, не находящиеся у пользователя в подчинении, то ответственным за корневую работу является автор работы, пока исполнитель не согласиться принять на исполнение работу. Согласование ответственного и исполнителей происходит параллельно. В случае, если один из исполнителей отказывается от участия в работе, соответствующая ему дочерняя работа не создается. В случае, если отказывается исполнитель — ответственным за корневую работу остается автор.

В зависимости от настройки "Ставить работы исполнителям от имени ответсвенного" (настройка расположена в Конфигураторе) и активного поля "Ответственный" постановка работ происходит следующим образом:

• Если настройка включена и указан ответственный, то работа ответственному ставится от автора, а исполнителям от имени ответственного.

• Если настройка выключена и указан ответственный, то работа ответственному и исполнителям ставится от имени автора.

• Вне зависимости от положения настройки и не указанном ответственном несколько независимых работ будут созданы для каждого исполнителя от имени автора.

Для добавления ответственного/исполнителей за работу, необходимо найти сотрудника с помощью поля поиска, либо в разделах выбранные или часто выбираемые, либо выбрать его из дерева организационной структуры. В списке «Часто выбираемые» отображаются пользователи согласно правам пользователя и выбранного типа маршрута: в случае типа “работа” и при отсутствии иных настроек — только подчинённые пользователи; в случае работы типа «Согласование», «Ознакомление» - все пользователи, которые попали в список «Часто выбираемые».(Рис. 5-8).

Рисунок 5-8. Окно выбора пользователя

После того, как ответственный/исполнитель выбран, необходимо нажать на кнопку «Выбрать». Имеется возможность изменения ответственного за уже поставленную работу. При этом текущая работа закрывается, вместо неё создаётся новая работа с такими же параметрами, но с новым ответственным и новой датой начала (текущая дата).

---

5.1.2.1.2. Определение нагрузки

При создании новой работы, вводимое значение нагрузки обозначает количество времени, затрачиваемое на выполнение работы в один день. Методологом системы, при создании категории, вводится норма нагрузки - это количество часов, необходимое для выполнения всей работы. Значение может быть введено относительно длительности рабочего дня (в процентах) или абсолютным значением (количество часов). Т.е. если норма нагрузки согласно категории работы - 8 часов, длительность работы - 2 дня, длительность рабочего дня 8 часов, то занятость будет составлять 50%, если ввести значение нагрузки 8 часов в день при длительности рабочего дня 8 часов, то занятость независимо от длительности работы будет составлять 100%.

---

5.1.2.1.3. Ключевые слова и комментарий к работе

В окне добавления работы можно заполнить поле «Ключевые слова», для того чтобы в дальнейшем можно было осуществить поиск работ. Ключевые слова заполняются через «Enter».

Также можно заполнить поле «Комментарий к работе», комментарии появится в панели подробной информации, в области «Комментарии».

---

5.1.2.1.4. Прикрепление документов

Ниже в окне добавления работы можно прикрепить документ, относящийся к данной работе. Для работ, к которым прикрепляются документы, создается папка с правами полного доступа автора и ответственных, файлы в нее добавляются двумя способами:

• с компьютера (без предварительного добавления в хранилище Системы);

• из хранилища (добавление ссылки на имеющиеся в папках хранилища файлы).

Когда все параметры новой работы заданы, необходимо нажать на кнопку «Сохранить». Работа появится в списке работ, находящихся на исполнении.

Прикреплять документы к работе можно также после его создания с помощью кнопки «+» на правой панели в области «Файлы». Файлы могут быть прикреплены в папки «Приложения» и «Прочие». Можно скопировать файл, загрузить новый, добавить текстовый документ и сканировать документ. Количество прикрепленных файлов отображаются в счетчике после названия раздела.

---

5.1.2.1.5. Повторение работ

Средство выбора частоты повторения при создании повторяющейся работы. Работа может быть создана с повторением по дням недели, по дням месяца и ежегодно .

---

5.1.2.1.6. Форма завершения

Форма завершения указывается при создании или редактировании работы, а так же наследуется при перепоручении. Форма завершения по умолчанию принимает значение "нет" и имеет еще два типа: комментарий и файл.

---

5.1.2.2. Действия над работой

5.1.2.2.1. Выставление прогресса работы

Для того, чтобы выставить прогресс выполнения работы, нужно кликнуть по области «Прогресс» и передвинуть слайдер на нужное значение, после чего нажать на кнопку «Сохранить» () или «Отменить» () (см. Рис. 5-9).

Рисунок 5-9. Выставление прогресса

В зависимости от настроек в конфигураторе, прогрессы просматриваются и выставляются либо в процентном (от 0 до 100 %), либо в текстовом варианте (Получение, Подготовка, Исполнение, Завершение).

При выставлении прогресса выполнения работ и его этапов Система фиксирует каждую дату выставления прогресса как всей работы в целом, так и его отдельных этапов. Прогресс выполнения работы ставит только автор. Прогресс, выставляемый исполнителем, также фиксируется в Системе, однако носит информативный характер.

Статус предназначен для того, чтобы согласовать/утвердить/ознакомиться с работой не открывая сам документ как проект документа. После того, как кликнете на кнопку «Ожидание» открывается окно, где нужно подписать (согласен/нет) документ.

При выполнении действий с большим количеством процессов (например, отправка документа на согласование большому количеству пользователей) после запуска система выдает сообщение о факте совершения действия и документу присваивается статус " ". Работы со статусом "Обработка" невозможно завершить, удалить, изменить прогресс, так как работа еще не создана. Также у всех запланированных к запуску процессов в ходе выполнения документа отображается запись: "Идет обработка..."

---

5.1.2.2.2. Завершение работы

Для завершения работы автору необходимо поставить галочку перед формулировкой работы либо выставить 100 %-ый прогресс выполнения работы. При выставлении автором 100 % прогресса исполнения работа автоматически завершается, а при завершении работы с текущим прогрессом исполнения - запрашивается подтверждение завершения работы и делается предупреждение о том, что все дочерние работы также будут завершены. После завершения работа переходит в фильтр «Завершенные».

---

5.1.2.2.3. Завершение с результатом работы

Если при создании работы была указана форма завершения(комментарии или файл), то при выставлении автором или исполнителем 100% прогресса исполнения работы появляется окошко с результатом работы.

Рисунок 5-10. Окно результата работы(тип- «Комментарий»)

Если типом результата является «Комментарий», то в появившемся окне нужно указать комментарий.

Рисунок 5-11. Окно результата работы(тип-«Файл»)

Если типом результата является «Файл», то в появившемся окне есть возможность выбрать файл из трех источников:

• Загрузить с компьютера пользователя;

• Скопировать с хранилища;

• Выбрать из файлов, уже приложенных к работе в «Приложения» или «Прочие».

В первых двух случаях файл после выбора попадает в «Прочие», в последнем случае новых файлов не создаётся — указанием на нужный файл является кликабельная ссылка с указанием выбранного файла.

Если исполнителем был указан комментарий либо файл как результат работы, то у автора работы появляется в поле прогресса работы статус , который выводит на экран окно результата завершения.

Рисунок 5-12. Окно подтверждения/отклонения результата

Автор может подтвердить либо отклонить результат исполнителя:

-при подтверждений результат появится в поле комментарии и будет недоступен для редактирования и выделен соответствующей пиктограммой; результат отобразится в ходе выполнения соответствующего документа.

-при отклонении результата у автора появляется возможность изменить срок, уменьшить прогресс выставленный исполнителем(обязательно в меньшую сторону) и написать комментарии по поводу отклонения результата работы, который заменит результат испонителя и будет иметь соответствующую пиктограмму.

В случае, если для работы требуется подтверждение результата, индикатор наличия результата работы появляется только после успешного подтверждения. До этого момента имеется возможность изменить прогресс работы в меньшую сторону и задать другой результат работы (например, изменить комментарий или выбрать другой файл, изменив прогресс в меньшую сторону).

---

5.1.2.3. Создание проекта документа

Для создания проекта документа необходимо выделить модуль «Потоки работ» на верхней панели нажать кнопку с выпадающим списком рядом с кнопкой «Создать», выбрать пункт «Проект документа». В появившемся окне заполнить нужные поля (краткое содержание, тип, теги), выбрать приоритет, при необходимости прикрепить файл с компьютера или из хранилища, указать дату завершения и нажать кнопку «Сохранить». Прикрепление файла прямо на этапе создания проекта документа позволяет выбирать загружать ли файл в проект документа или создать текстовый файл HTD. По умолчанию галочка в пункте "Прикрепить файл" отключена, в таком случае будет создан файл HTD. При активации галочки, активными становятся кнопки "С компьютера" и "Из хранилища", с помощью которых нужно выбрать загружаемый файл. Загружаемый файл будет помещен в папку "Приложения" и отмечен как "основной" файл в документе.

Рисунок 5-13. Создание проекта документа

---

5.1.2.4. Создание протокола

Для создания протокола необходимо в модуле «Потоки работ» на верхней панели нажать кнопку с выпадающим списком рядом с кнопкой «Создать», выбрать пункт «Протокол». В появившемся окне заполнить поля:

• номер протокола;

• дату проведения совещания;

• тему совещания;

• выбрать председателя из оргструктуры;

• выбрать секретаря из оргструктуры;

• выбрать присутствовавших (добавить пользователя из картотеки или указать сотрудников сторонних организаций, для этого указать Ф.И.О и должность);

• ключевые слова.

Рисунок 5-14. Создание протокола

Чтобы перейти на следующий этап создание протокола, следует нажать кнопку «Далее». В открывшемся окне «Решение» нужно заполнить поля «Повестка дня» и «Решили». В поле «Решили» для добавления решения нужно нажать на кнопку (+), здесь могут быть сформулированы работы и текстовые пункты. Для работы нужно указать: номер, формулировку, выбрать одного или нескольких исполнителей, контролирующего, срок исполнения и результат работы.

Рисунок 5-15. Окно добавления решения

После оформления всех решений, нажать «Далее». На следующем шаге «Маршрут утверждения протокола» с помощью кнопки (+) добавляем новый этап, где нужно будет указать действие (тип: согласование, утверждение и прочие). Далее указать ответственного и уточнить название.

Рисунок 5-16. Маршрут утверждения протокола

Заполнив все необходимые поля, нажимаем кнопку «Далее». В открывшемся окне «Предпросмотр» можно предварительно посмотреть протокол, также есть возможность сохранить черновик для возможности вернуться и продолжить процесс оформления протокола. Для запуска маршрута утверждения (если он был указан) или запуска протокольных работ (в противном случае) нажать кнопку «Запустить». В потоках работ на исполнении появляется «Работа по утверждению протокола», как корневая и первый этап маршрута, как дочерний (в случае если маршрут был указан). У ответственного за утверждение в фильтре на исполнении появляется «Работа по утверждению протокола», после утверждения работа закрывается и создается новое протокольное поручение - у исполнителя решения в фильтре на исполнении и на контроле у контролирующего. У председателя протокол отображается в фильтре на исполнении, у секретаря на контроле. Если был сохранен черновик вернуться к оформлению протокола можно, щелкнув правой кнопкой мыши по работе и выбрав в меню пункт «Изменить».

Методологом системы могут быть настроены необходимые условия активации протокольных работ: наличие согласования, утверждения, регистрации. На шаге мастера «Маршрут утверждения протокола» будет выходить предупреждающее сообщение:«Протокол не согласован/утвержден/зарегистрирован», это означает, что протокольные работы будут отправлены исполнителям только после выполнения этих условий. В случае, если в каком-либо шаге мастера создания протокола не заполнено одно или несколько полей- выдается предупреждающее сообщение, после чего подсвечиваются незаполненные поля.

---

5.1.2.5. Проект документа по шаблону

Для создания проекта документа по шаблону необходимо в модуле «Потоки работ» на верхней панели нажать кнопку с выпадающим списком рядом с кнопкой «Создать», выбрать пункт «Проект документа по шаблону». Использование шаблонов документов возможно, если в конфигураторе загружены документы, которые будут использоваться в качестве шаблонов с указанием их типа и срока исполнения и форма, созданная в редакторе форм. Документ по форме может отображаться в режиме редактирования или в режиме чтения.

Рисунок 5-17. Проект документа по шаблону

В появившемся окне указать название документа, выбрать шаблон, указать сроки завершения, приоритет(не срочно, плановое, срочно, критично) и ключевые слова. Галочка «Создать работу» включена по-умолчанию. После заполнения всех полей, нажать кнопку «Создать».

Для печати документов, созданных по шаблону с формой, необходимо сохранить изменения в документе по форме, выйти из режима редактирования и нажать кнопку печати.

---

5.1.2.6. Запуск избранных маршрутов

Пользователь имеет возможность в модуле «Настройки» вкладка «Маршруты» создать типовые маршруты, которыми он пользуется. Для этого следует нажать на кнопку (+), появится первый этап маршрута, необходимо выбрать «Действие» из списка: работа, согласование, утверждение, ознакомление, регистрация, маршрут; указать ответственного, длительность и нагрузку. Часто используемые маршруты можно добавить в список избранных маршрутов (нажатием на значок «звездочку»). Для запуска избранного маршрута необходимо выделить модуль «Потоки работ», на верхней панели справа нажать кнопку с выпадающим списком рядом с кнопкой «Создать», выбрать нужный маршрут. В появившемся шаблоне заполнить все поля, сменить ответственных и по необходимости другие параметры маршрута и нажать на кнопку«Сохранить».

---

5.1.2.7. Другое

Для запуска редко используемых маршрутов в данном списке можно выбрать пункт «Другое», выбрать нужный маршрут, далее действовать как в предыдущем пункте.

---

5.1.3. Контекстное меню

Контекстное меню, относящееся к выделенному в данный момент потоку работ, и в зависимости от активного на данный момент документа или работы может содержать следующие пункты:

• Перепоручить...

• Передать...

• На согласование...

• На утверждение...

• На ознакомление...

• Информация...

• Изменить...

• Добавить в группу;

• Удалить из группы;

• Удалить;

• Импортировать в проект...

Наименование, действие и порядок отображения пунктов может быть изменено методологом.

---

5.1.3.1. Пункт меню «Перепоручить»

Позволяет перепоручить выбранную работу другому исполнителю, вне зависимости наличия подчиненных (требует предварительной настройки методологом).

---

5.1.3.2. Пункт меню «Передать»

Позволяет передать выбранную работу другому пользователю, вне зависимости наличия подчиненных (требует предварительной настройки методологом).

---

5.1.3.3. Пункты меню «На согласование/рассмотрение», «На утверждение», «На ознакомление»

Позволяют отправить выбранную работу ответственным пользователям на согласование/рассмотрение, утверждение и ознакомление.

---

5.1.3.4. Пункт меню «По маршруту»

Данный пункт позволяет отправить работу по заранее заданному маршруту либо сформировать новую последовательность маршрута.

---

5.1.3.5. Пункт меню «Информация»

Здесь отображается следующая информация: название работы, автор, приоритет, сроки, ответственные.

---

5.1.3.6. Пункт меню«Изменить»

Здесь можно изменить параметры работы: название, сроки, ответственных и др.

---

5.1.3.7. Пункты меню «Добавить в группу» и «Удалить из группы»

Предназначены для добавления работы в группу работ либо удаления работы из группы работ.

---

5.1.3.8. Пункт меню «Прервать маршрут»

Предназначен для прерывания запущенного маршрута по конкретному документу. При прерывании маршрута текущие этапы удаляются (в "Ходе выполнения" делается соответствующая запись), будущие этапы прерванного маршрута нигде не отображаются. Если по данному документу запущено несколько маршрутов, то пункт "Прервать маршрут" открывает подменю, где перечислены запущенные маршруты. Пункт "Прервать маршрут" появляется только у пользователей, которые запускали маршрут по данной работе.

---

5.1.3.9. Пункт меню «Удалить»

Пункт предназначен для удаления работы. При выборе данного пункта в появившемся предупреждающем окне "Вы действительно хотите удалить данную работу?" необходимо нажать "Ок", в противном случае "Отмена".

---

5.1.3.10. Пункт меню «Импортировать в проект...»

Из списка работ на исполнении созданную работу можно перемещать в определённый проект с помощью пункта контекстного меню «Импортировать в проект...». В появившемся окне выбрать проект и нажать «Ok».

5.2. Документооборот

В списке потоков работ Система позволяет отобразить любую работу в режиме документа с помощью двойного щелчка левой кнопкой мыши. В данном режиме можно прослеживать историю движения документа, ход его исполнения, вести карточку документа, ставить резолюцию и электронно-цифровую подпись на документ (далее по тексту ЭЦП), отправлять его на согласование, утверждение, ознакомление, регистрацию, также можно просматривать все прикрепленные к данному документу вложения. Вид работы, открытого в режиме документа, приведен ниже.

На левой панели «Информация» отображается:

• Карточка;

• Файлы;

• Кнопка "Подписать";

• Кнопка "Завершить";

• Кнопка "Отправить";

Карточка позволяет просмотреть регистрационно-контрольную карточку(РКК), ход выполнения и другие изменения в документе. В РКК пользователь может просмотреть информацию по документу которая вводилась при создании документа. Также пользователь может просмотреть историю исполнения данного документа во вкладке «Ход выполнения» в карточке документа. В данной вкладке можно посмотреть список пользователей, которым документ отправлен на согласование, утверждение, ознакомление либо на регистрацию и время исполнения документа. При включении настройки в Конфигураторе "Отображать в Ходе исполнения будущие этапы" Система позволяет пользователям, ответственным за этапы маршрута при получении данного документа просмотреть все следующие за данным этапы — они будут отображены в общем ходе исполнения и выделены серым цветом. Во вкладке «Изменения в документе» фиксируются все изменения РКК документа (от момента создания документа до его регистрации в журнале), а также отображаются изменения внесенные в процессе разработки документа, то есть информация о пользователе, который ввел изменения, дата изменения, IP пользователя, описание и комментарий. Также в этой вкладке отображается все изменения, связанные с этим документом:

• создание документа.

• добавление/изменение (загрузка новой версии, изменение HTD-файла)/удаление файла в папки документа.

• регистрация документа.

• информация о том, кем была завершена работа.

• информация о наложенной резолюции.

• изменение РКК.

В карточке документа появляются вкладки «Лист согласования» и «Лист подписей», если документ уже согласован/утвержден и подписан. В листе согласования отображается список пользователей, которые согласовали документ. В листе подписей отображается список пользователей, которые подписали документ с отображением вида подписи:

• "ЭЦП"-для подписи с электронно-цифровым ключом;

• "Обычная"-для подписи без ЭЦП.

Проверка электронно-цифровой подписи документа может быть инициирован любым пользователем из карточки документа, путем нажатия в листе подписей кнопки "Проверить ЭЦП". Проверка осуществляется для каждой подписи на документе и по ее окончании отображается окно, содержащее результат проверки: подпись верна (зеленый цвет), подпись просрочена (желтый цвет), подпись неверна (красный цвет).

С помощью кнопки «Печать» есть возможность распечатать полную карточку (РКК, История исполнения, История изменений), РКК, Хода выполнения работ, Изменения в документе, листов согласования, утверждения и подписей, если имеются. Каждая печатная страница содержит QR-код со следующей информацией: адрес сервера, Ф.И.О учетной записи пользователя, дата и время распечатки, ID документа.

При получении документа в качестве работы, а также при открытии документа в хранилище Система предоставляет возможность создать новый документ (дочерний) на основе полученного документа. Для этого необходимо открыть полученный из журнала документ (работу), и нажать на кнопку в верхнем левом углу «Создать дочерний документ» (см.Рис. 5-20), в открывшемся окне указать краткое его содержание и тип документа, нажать кнопку «Сохранить». В карточке документа появится вкладка «Дочерние документы», где можно просмотреть список дочерних документов и краткую информацию по ним.

Для просмотра вложений к работе предназначены папки «Приложения» и «Прочие» в блоке «Файлы».

Соответственно для прикрепления к документу дополнительных файлов, являющихся частью основного файла работы служит блок «Приложения», а для прикрепления сопутствующих файлов, не являющихся частью документа, но необходимых для разработки и/или понимания сути документа - блок «Прочие». Прикреплять документы можно любого формата, в том числе текстовые документы. Для этого необходимо в соответствующем блоке нажать кнопку «+» и в выпадающем списке выбрать один из нужных пунктов меню:

• Пункт «С хранилища» предназначен для добавления ссылки на имеющийся в хранилище документ;

• Пункт «С компьютера» позволяет прикрепить документ из компьютера;

• Пункт «Создать новый» позволяет создать и добавить к работе текстовый документ. Созданный текстовый документ можно открыть двойным щелчком мыши и редактировать его.

• Пункт «Сканировать» позволяет сканировать документ и прикрепить его работе.

При вызове контекстного меню прикрепленного файла (файл выделяется жирным) доступны следующие опции:

• Скачать(документ загружается на компьютер);

• Скачать PDF версию(pdf версия документа загружается на компьютер);

• Сделать основным(документ становится основным-выделяется подчеркнутым);

• Новая версия(позволяет загрузить новую версию документа);

• Удалить(документ удаляется).

Документ (основной файл) можно распечатать, скачать и отредактировать с помощью соответствующих кнопок в правом верхнем углу панели. Также можно скачивать, изменять (т.е. удалять и добавлять) приложения, прочие файлы и ссылки к основному документу. Для того, чтобы отредактировать проект документа, необходимо его развернуть, в блоке «Приложения» выбрать основной файл документа и нажать кнопку редактирования в правом верхнем углу . В случае, если документ находится на согласовании/рассмотрении, утверждении, ознакомлении, а также зарегистрирован в канцелярии, функция редактирования не доступна.

Любой пользователь может подписать текущую версию документа после получения его на исполнение. Для этого служит кнопка «Подписать» на нижней панели. Для постановки подписи должен использоваться ключ ЭЦП. Но в случае, если в организации не используется ЭЦП, то факт подписи просто фиксируется в метаданных с сохранением хеша подписываемых документов. Если пользователю документ отправлен для согласования, утверждения или ознакомления, то подписание документа доступно в диалоге согласования/утверждения/ознакомления, куда можно добавить еще и текстовый комментарий.

При согласовании/рассмотрении либо утверждении документа с использованием цифровой подписи, после нажатия соответствующей кнопки («Согласовать/Рассмотреть» либо «Утвердить») в открывшемся окне нужно активировать галочку «Использовать ЭЦП» и выбрать сертификат (см. Рис. 5-23).

Система позволяет перепоручить исполнение документа либо каких-либо работ связанных с документом, другому пользователю вниз по иерархии орг.структуры (подчинённому). По нажатию кнопки «Завершить» на панели документ считается исполненным.

Все проекты документов с которыми работал пользователь (создавал, утверждал, согласовывал) доступны ему в узле «Мои» раздела «Документы» (модуль «Хранилище»).

Для принятия решения по документу, в Системе предусмотрена функция создания резолюции для документа. Резолюцию могут создать:

• Руководитель подразделения (согласно настройке "Количество уровней оргструктуры с правом на создание резолюции"), а также его заместители;

• Пользователи, которым были делегированы права на создание работ .

По-умолчанию резолюцию могут накладывать руководители всех подразделении у которых есть подчиненные.

Для внесения ограничении на создание резолюции обратитесь к методологу.

Если дополнительную резолюцию накладывает исполнитель пункта уже имеющейся резолюции, то в ходе выполнения документа удаляется ветка работ данного пользователя и в отдельной ветке создаются новые работы по вновь принятой резолюции. Перед тем как удалить дочерние работы, система выдает предупреждающее сообщение "Наложение дополнительной резолюции приведет к удалению Ваших работ с дочерними работами. Вы действительно хотите это сделать?", по нажатию на "Ок", действие выполняется,в противном случае пользователь возвращается к окну редактирования резолюции.

Если дополнительную резолюцию накладывает ответственный пункта уже имеющейся резолюции, то в ходе выполнения документа удаляется вся ветка работ по всему пункту резолюции, в которой данный пользователь является ответственным, в отдельной же ветке создаются новые работы по вновь принятой резолюции.

Для создания резолюции необходимо нажать кнопку «Резолюция» и в открывшемся окне ввести как минимум одно поручение:

• Формулировка (обязательно поле);

• Ответственный (обязательное поле для включенного флажка);

• Исполнители (обязательное поле для выключенного флажка);

• Сроки (обязательное поле);

• Тип (по умолчанию тип "Работа");

• Результат работы (по умолчанию-"нет").

Поля "Ответственный" (с включенным флажком) и "Исполнители" по умолчанию пустые. Для внесения в пункт резолюции только исполнителей, нужно выключить флажок рядом с полем "Ответственный" (поле станет недоступным). Для добавления нового пункта, необходимо нажать кнопку "Добавить пункт" и заполнить обязательные поля. Здесь же можно указать, что документ является контрольным, поставив галочку в пункте "Является контрольным". Для удаления пункта резолюции, необходимо нажать на кнопку удалить (корзина). При работе с резолюцией доступны кнопки «Принять», «Сохранить». Для наложения резолюции необходимо нажать кнопку «Принять». Если резолюция была сохранена, то при повторном открытии окна, сохраненные данные отобразятся. В списке потоков работ документы с резолюцией отмечаются значком наличия резолюции . Вид документа с резолюцией приведен ниже:

В зависимости от настройки "Ставить работы исполнителям от имени ответственного" (настройка расположена в Конфигураторе) и активного поля "Ответственный" постановка работ по резолюции происходит следующим образом:

• Если настройка включена и указан ответственный, то корневая работа по резолюции ответственному ставится от имени автора, исполнителям от имени ответственного.

• Если настройка выключена и указан ответственный, то корневая работа по резолюции ответственному и исполнителям ставится от имени автора.

• Вне зависимости от положения настройки и не указанном ответственном, корневая работа по резолюции исполнителям ставится от имени автора.

Для текстового содержимого плашки резолюций можно задать произвольный шаблон (настраивается в Конфигураторе).

Для того, чтобы распечатать документ без резолюции, с резолюцией, и отдельно резолюцию используется кнопка «Распечатать документ».

Для пересылки, перепоручения и отправления документа (проекта) на согласование/рассмотрение, утверждение, ознакомление, регистрацию служит кнопка «Отправить». Работа, отправленная как документ (функция "Переслать"), отображается у получателя в разделе "Документы" модуля "Хранилище".Также с помощью этой кнопки можно отправить документ как служебную записку, по заданному маршруту (пункт меню «По маршруту...»). При отправлении документа в качестве служебной записки пользователь, которому адресована данная служебная записка, будет иметь возможность ознакомиться с ней, а также перепоручить ее другому пользователю с наложением соответствующей резолюции. При выборе пункта меню «По маршруту...» в открывшемся диалоге предоставляется вытекающий список всех сохраненных в Системе маршрутов (без необходимости добавления их в список избранных в пользовательских настройках). При выборе пункта меню «В хранилище» в открывшемся окне выбора файлов документа, следует указать с помощью галочки нужные файлы и нажать кнопку «Далее» для выбора папки, после выбора нажать кнопку «Принять».

5.3. Отчеты по работам

В Потоках работ есть несколько видов отчетов. Для того, чтобы сформировать отчет, нужно нажать на кнопку с изображением принтера. После выйдет меню для выбора вида отчета.

5.4. Модуль «Потоки работ» в мобильном клиенте

Для запуска мобильной версии Системы необходимо в адресной строке после ввода адреса сервера Системы через слеш дописать букву «m» (например, https://192.168.1.2/Synergy/m). Мобильный клиент отображает модуль «Потоки работ» следующим образом:

---

5.4.2. Добавление поручения в мобильном клиенте

Для того, чтобы добавить поручение, необходимо нажать кнопку «Создать» на верхней панели. Открывается окно для добавления поручения (см. Рис. 5-30).

Рисунок 5-30. Добавление нового поручения

Здесь вводится:

• Название поручения;

• Ответственный;

• Исполнители;

• Сроки исполнения (начало и завершение);

• Приоритет (важность): «Плановое», «Не срочно», «Срочно», «Критично»;

• Нагрузка: % либо часы рабочего времени.

Значения этих полей появляются на панели справа.

После того, как все параметры заданы, необходимо нажать на зелёную кнопку «Готово» на верхней панели справа, после чего новое поручение сохраняется и появляется в списке работ на исполнении. Для отмены и возврата в список потоков работ нужно нажать кнопку «Работы» на верхней панели слева. Завершается работа нажатием кнопки "Завершить" на панели подробной информации справа.

6.1. Работа пользователей с модулем «Ежедневник»

Модуль «Ежедневник» предназначен:

• для планирования дел, длительность которых не превышает одного дня;

• для сбора сотрудников на совещание;

• для контроля рабочего дня подчиненных.

Основные действия в модуле «Ежедневник»:

• просмотр ежедневника в режиме день/неделя/месяц;

• создание заметок в течение дня;

• формирование отчета.

На иконке модуля ежедневник в красном кружочке Система уведомяет о количестве новых событий (новые заметки от руководителя, заметки-совещания, заметки-оповещения и др.). Также при появлении новых событий браузер мигает с заголовком "NEW!". Мигание браузера по желанию может быть отключено в пользовательских настройках.

В навигаторе отражается текущая дата, календарь для передвижения в ежедневнике по времени и кнопка обновления ежедневника. Ниже навигатора расположена панель для заметок. Для создания заметки нужно нажать кнопку «+» в поле заметок и ввести текст заметки. Изменения в заметках автоматически сохраняются при изменении поля фокуса ввода, также при переходе в другой модуль и других действиях. При перетаскивании заметки в область выбранного дня ежедневника, она становится заметкой с параметром в течение дня.

В панели, расположенной непосредственно над ежедневником, присутствуют кнопки переключения видов отображения (День, Неделя, Месяц) и кнопка печати отчёта по данным ежедневника (изображение принтера).

Кнопка «+» в основной рабочей области предназначена для создания новой заметки в ежедневнике. Она вызывает новое окно, где непосредственно указываются все параметры заметки (см. Рис. 6-2).

В этой форме присутствуют следующие элементы:

• Формулировка заметки;

• Галочка, включающая привязку заметки ко времени;

• Средство выбора времени. Поля для указания времени не активны, если галочка привязки ко времени не была установлена. В этом случае будет создана заметка для выполнения в течение всего дня;

• Календарь для выбора даты;

• Средство выбора частоты повторения при создании повторяющейся заметки. Повторяющаяся заметка может быть создана с повторением по дням недели, по дням месяца либо ежегодно. При выборе любого варианта (кроме-"Нет"), значение дня, из которого вызван диалог создания замеыделяется по умолчанию.

• Прикрепление файла. Предоставляет возможность добавлять файлы к заметке с компьютера пользователя или из хранилища/моих документов.

• Галочка, устанавливающая свойство заметки «Личная». В этом случае, заметка будет иметь светло-синий цвет, и не будет доступна для просмотра начальством;

• Галочка, устанавливающая свойство заметки «Совещание» при планировании совещания. При этом в окне создания заметки открывается список возможных участников и предоставлена возможность добавить/удалить участников в этот список без учета организационной структуры;

• Кнопка сохранения заметки.

Редактирование заметки доступно при двойном щелчке мышью по заметке. При редактировании даты заметка переносится на другой день ежедневника.

Ежедневник может быть отображен в трёх видах представления: день, неделя и месяц (см. Рис. 6-3, Рис. 6-4, Рис. 6-5).

Для переключения между видами «день» и «неделя», кроме кнопки на панели сверху, можно щёлкнуть по заголовку с названием дня.

Для просмотра ежедневника в режиме «месяц» нужно выполнить действия, аналогичные другим режимам.

Для формирования отчёта существует кнопка «Отчёты» (кнопка с изображением принтера), которая открывает окно выбора параметров печати (см. Рис. 6-6).

При выборе периода формирования отчёта есть четыре опции: «Текущий месяц», «Последний месяц», «Текущая неделя» и «Произвольный период». «Текущий месяц» означает, что будет выбран период времени с первого по последнее число текущего месяца, а в случае выбора «последний месяц» будет выбран период времени с текущего числа текущего месяца по это же число предыдущего месяца.

Тип отображения «список» представит отчёт в виде списка следующего содержания (см. Рис. 6-7).

Тип отображения «сетка» представит отчёт в виде таблицы следующего содержания (см. Рис. 6-8).

7.1. Файлы

Данный раздел позволяет хранить личные документы на сервере. Слева в области навигатора отображается папка с личными документами пользователя (Мои документы), где по своему усмотрению можно создавать структуру каталогов, добавлять, изменять и удалять папки и документы. Поиск личных документов осуществляется путем ввода названия документа в строке поиска на панели сверху.

Также в области навигатора отображается папка для хранения и работы с корпоративной информацией, содержащейся в файлах любого формата. Для текущей папки можно создать закладку, щелкнув по «звездочке» в правом верхнем углу. После чего папка отобразится в папке «Избранное». В окне навигатора отображается структура хранилища в виде иерархии папок.

---

7.1.9. Поиск файлов

При необходимости поиска документа в Системе имеется возможность ввода его названия в строку поиска, при этом будет осуществлен поиск документов из всех имеющихся папок хранилища. Ввод информации в строку и нажатие на клавиатуре кнопки «Enter» приводит к повторному поиску. Ввод информации в строку поиска и нажатие кнопки «Поиск в найденном» приводит к уточнению предыдущего запроса.

Также имеется возможность расширенного поиска документов, где можно указать большое количество параметров для поиска файла.

Рисунок 7-23. Расширенный поиск документов

Отображение результатов поиска визуально разделяется на две части:

• в основной области (в центре) отображаются все найденные текстовые файлы;

• в дополнительной области (справа) отображаются медиа и др. файлы.

Рисунок 7-24. Результаты поиска документов

Из режима просмотра результатов поиска можно снова перейти в любую папку хранилища посредством щелчка на нужную папку в окне навигатора, в котором вне зависимости от режима просмотра (список файлов, результаты поиска) всегда отображается структура папок хранилища.

7.2. Реестры

Реестры- это структурированный список файлов по определенной форме. Реестры создаются методологом системы в конфигураторе, и им же разграничиваются права доступа на каждый реестр. Раздел отображается у пользователя только в том случае, если у него имеется право на чтение хотя бы одного реестра. Для создания новой записи по определенному реестру для начала нужно его выделить и нажать кнопку «Создать» либо из выпадающего списка выбрать пункт "Новая запись". Откроется файл по форме в режиме редактирования. Заполнив все необходимые поля, нужно сохранить запись. Для запуска записи по маршруту, нужно нажать предпочтительную зеленую кнопку, которая откроет окно запуска маршрута, где можно отредактировать маршрут (редактировать можно только предварительные и последующие этапы маршрута) и запустить его. После чего запись появится в основной рабочей области. Каждая запись реестра имеет статус, отображающий статус процесса: завершено успешно, завершено с ошибкой, в процессе, маршрут не запущен.

Если вам предоставили право на редактирование и изменение записи, то вы сможете редактировать не запущенные и активные записи, окрыв запись двойным кликом левой кнопкой мыши. Если у вас есть право на удаление записи, то при вызове контекстного меню записи, будет доступен пункт "Удалить". При выборе пункта удаления система выдаст предупреждающее сообщение, для подтверждения удаления нажмите "Ок", в противном случае "Отменить".

7.3. Документы

Раздел автоматизирует регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, также позволяет получать и отправлять электронные письма, документы по реестру, позволяет группировать зарегистрированные документы в дела и хранить их согласно номенклатуре дел. Основные задачи, которые решаются при помощи раздела:

• Контроль исполнения работ документооборота;

• Удобная классификация документов;

• Быстрый многопараметрический поиск.

В разделе «Документы» журналы отображаются только у сотрудников канцелярии. Роль «Сотрудник канцелярии» добавляется администратором системы. Пользователь с данной ролью автоматически получает доступ на чтение и запись в журнале. В зависимости от настроек журнала «Сотрудник канцелярии» имеет право на отклонение, регистрацию, редактирование документа и резервирование номера в журналах электронной канцелярий. При этом исключена возможность одновременной регистрации одного документа двумя сотрудниками канцелярий.Также сотруднику канцелярии доступно редактирование вложенных файлов зарегистрированных документов. Для этого достаточно открыть диалог редактирования и добавить туда файлы либо открыть документ для чтения и там добавить нужные файлы.

---

7.3.1. Отображаемые панели

7.3.1.1. Верхняя панель

Панель позволяет сформировать отчет( ), просмотреть детали документа (), также содержит переключатель между страницами документов (). Переключатель доступен если весь список документов не помещается на одну страницу(количество документов превышает тридцати). Переключаться между страницами можно тремя способами: переход на следующую/предыдущую страницу; переход на последнюю/первую страницу; переход на конкретную страницу.

Если весь список документов помещается на одну станицу переключатель- не активен.

---

7.3.1.2. Боковая панель(Навигатор)

Навигатор содержит следующие элементы: кнопку обновить (), журналы документов, номенклатуру дел и узел «Все». Часто используемые элементы можно добавить в "Избранное", включив "звездочку" в пути к нужному элементу. Для удаления закладки нужно выключить "звездочку" либо выбрать пункт контекстного меню "Удалить" и в появившемся предупреждающем сообщении подтвердить действие. По умолчанию в Системе существует 3 основных вида журналов, входящих, исходящих и внутренних документов.

Журналы. В журналах внутренних и входящих документов содержатся следующие фильтры:

• «На регистрации». Здесь находятся документы, ожидающие регистрацию (сохраненные черновые записи регистрируемого документа) либо созданные сотрудниками канцелярии, подлежащие регистрации (статус документа «На регистрации»);

• «На исполнении». Здесь отображаются документы, находящиеся в работе у пользователей (статус документа «В работе», «Истекает срок)».

• «Просроченные». Сюда попадают документы, срок исполнения которых истёк (статус документа «Есть просроченные»);

• «Завершенные». Здесь отображаются документы, все работы по которым завершены (статус документа «Завершен»).

• «На контроле». Здесь отображаются контрольные документы (на плашке конрольных документов отображается значок "!").

В журнале исходящих документов содержатся фильтры «На регистрации», «Завершенные», «На контроле». Рядом с журналом, фильтром журналов (кроме фильтра «На контроле»), делом отображается счетчик, указывающий количество документов в них.

Дела. В делах отображается общий список номенклатуры дел, имеющийся в Системе. Список дел настраивается методологом системы.

Все. Здесь отображаются документы с которыми когда-либо сталкивался пользователь в процессе документооборота. Внутри этого узла содержатся следующие подузлы:

• Мои — документы и почтовые сообщения, созданный непосредственно пользователем;

• Полученные — документы и почтовые сообщение пришедшие непосредственно пользователю;

• Отправленные —документы и почтовые сообщения, отправленные непосредственно пользователем.

---

7.3.1.3. Основная рабочая область

Содержит список документов в зависимости от выбранного журнала в Навигаторе. Ниже списка отображаются детали выделенного документа, в котором можно просмотреть РКК, Файлы, Ход выполнения и Изменения в документе (кнопка «Детали» раскрывает нижнию панель).

---

7.3.1.4. Поисковый фильтр

Поисковый фильтр расположен в левом нижнем углу. По нажатию на стрелочку рядом с названием фильтра раскрываются его элементы управления: список сроков, поля выбора и ввода даты начала и завершения и отображение их.

Рисунок 7-35. Поисковый фильтр

---

7.3.1.5. Поиск информации

При необходимости поиска документа в журналах, имеется возможность ввода его названия в строку поиска, при этом будет осуществлен поиск документов из выделенного журнала. Ввод информации в строку и нажатие на клавиатуре кнопки «Enter» приводит к поиску. Результаты поиска документов сортируются по релевантности.

---

7.3.2. Журналы документов канцелярии

Все журналы и папки электронной канцелярии отображаются слева в окне навигатора. Новые папки, журналы в электронную канцелярию также добавляются методологом системы по необходимости. Сами документы, содержащиеся в этих папках и журналах, отображаются в основной рабочей области. По умолчанию в Системе существуют 3 основных вида журналов: входящих, исходящих и внутренних документов. При необходимости через конфигуратор возможно создание других типов журналов. Ниже журналов в навигаторе расположены дела. Дела также создаются методологом системы по необходимости согласно номенклатуре дел.

---

7.3.2.1. Журнал входящей корреспонденции

Журнал входящей корреспонденции используется для регистрации документов, поступивших от сторонних организаций. Для каждого журнала и фильтра возле названия отображается счетчик (количество) документов (см. Рис. 7-36).

Рисунок 7-36. Журнал входящей корреспонденции

Для регистрации входящего документа в данном журнале необходимо нажать кнопку «Создать» на верхней панели слева. В открывшейся карточке входящего документа необходимо заполнить поля, показанные на рис.Рис. 7-37:

Рисунок 7-37. Карточка входящего документа

Карточка входящего документа содержит: краткое содержание документа; № и дату регистрации; тип документа; длительность исполнения в рабочих днях; корреспондент(орг), корреспондент, галочку в соответствующем поле, если документ является контрольным; номер исх; дата исх; поле «Списать в» для списания документа в выбранный раздел номенклатуры дел после его исполнения(путем выбора папки, куда должен быть списан документ после исполнения); основание.

Если в конфигураторе в карточке типа документа указана длительность, равная «0», то сотрудник канцелярии может выбрать дату завершения данного типа документа.

Рисунок 7-38. Диалог выбора дела

Нажатием кнопки «Далее» открывается второй шаг мастера: "Прикрепление файлов".

Рисунок 7-39. Прикрепление файлов

В этом окне есть возможность прикрепить файл из компьютера, из хранилища(зарегистрированный документ в электронном виде) либо сканировать документ.

После прикрепления файла, нажимаем «Далее», переходим к выбору исполнителя и маршрута.

Рисунок 7-40. Выбор исполнителя и маршрута

Если известно, какой маршрут будет соответствовать движению документа внутри организации, то тут же можно указать либо создать маршрут для этого документа. После ввода всех необходимых данных для сохранения документа в журнале без присвоения регистрационного номера служит кнопка «Сохранить», для регистрации - кнопка «Зарегистрировать». При соблюдении всех условий регистрации документа, автоматически появляется системный комментарий «Документ зарегистрирован за номером №...».

Чтобы указать маршрут движения документа, необходимо маршрут добавить в «Избранное»(Подробнее: Разд. 11.3).

При определенных настройках типа документа в административном приложении появляется возможность ввода комментария при регистрации документа. Введенный комментарий отображается в ходе выполнения документа.

При регистрации документа в журнале входящей корреспонденции, у ответственного исполнителя автоматически создается работа в списках потоков работ с прикрепленным к нему файлом входящего письма. При этом номер письма и наименование документа отображаются в названии работы.

При регистрации в журнале входящей корреспонденции проекта внутреннего документа (указав при этом тип документа «Внутренний»), в потоках работ у ответственного исполнителя появляется работа в виде данного проекта документа. При получении зарегистрированного проекта документа ответственный исполнитель сможет получить информацию в карточке документа: наименование, номер, краткое содержание документа, дату регистрации, вид журнала, в котором зарегистрирован документ, к какому типу документов он относится, Ф.И.О отправителя, исходящий номер и дату.

---

7.3.2.2. Журнал исходящей корреспонденции

Журнал исходящей корреспонденции используется для регистрации документов, предназначенных для отправки в сторонние организации.

Рисунок 7-41. Журнал исходящей корреспонденции

При регистрации исходящего документа в карточке указываются следующие данные:

Рисунок 7-42. Карточка исходящего документа

Третий шаг мастера «Выбор исполнителя и маршрута» в этом журнале отсутствует.

Все остальные действия аналогичны журналу входящих документов.

---

7.3.2.3. Журнал внутренних документов

Журнал внутренних документов создан для регистрации документов, которые предназначены для обмена внутри организации между его подразделениями. Документы внутри данного журнала классифицируются по фильтрам, аналогичным журналу входящей корреспонденции (см. Рис. 7-43).

Рисунок 7-43. Журнал внутренних документов

При регистрации внутреннего документа в карточке указываются следующие данные:

Рисунок 7-44. Карточка внутреннего документа

Все остальные действия аналогичны журналу входящих документов.

---

7.3.2.4. Действия с документами канцелярии

7.3.2.4.1. Регистрация документов

Раздел «Документы» должен позволять регистрацию документов в выбраном журнале с заполнением регистрационно-контрольной карточки, прикреплением вложений и указанием исполнителя документа. Существует два вида регистраций документа: регистрируется новый документ; регистрируется документ созданный пользователем и отправленный на регистрацию (Подробнее описано в следующем разделе).

---

7.3.2.4.2. Автоматическая регистрация документов

В журналах доступна опция автоматической регистрации документов при установлении соответствующих настроек в конфигураторе. При наличии таких настроек любой пользователь сам может зарегистрировать документ в журнале электронной канцелярии, если соблюдены все условия. Если условия не соблюдены, то этап регистрации завершится тут же с указанием причины отказа.

---

7.3.2.4.3. Редактирование документа

Для редактирования документа нужно вызвать мастера регистрации. Для этого нужно вызвать контекстное меню на нужном документе, и выбрать пункт «Изменить» либо двойным щелчком по документу.

---

7.3.2.4.4. Контрольный документ

При регистрации документа в разделе «Документы», также при наложении резолюции на документ можно установить является ли он контрольным через карточку документа либо через контекстное меню документа. Если документ является контрольным, то на плашке отображается знак (!) красного цвета, а в модуле «Потоки работ» все работы по данному документу будут подчеркнуты. Для того, чтобы сделать документ контрольным, необходимо в карточке документа поставить галочку в чекбоксе «Является контрольным».

Рисунок 7-45. Карточка контрольного документа

---

7.3.2.4.5. Основание документа

Основание документа указывается на первом шаге мастера регистрации. Для этого нужно нажать кнопку выбора и в открывшемся окне выбрать тип документа либо ввести название в поле текстового поиска.

Рисунок 7-46. Окно выбора основания

После того, как выбран необходимый документ как основание нужно нажать кнопку «Выбрать». В мастере регистрации в поле основание появляется выбранный документ. С помощью кнопки «Открыть», существует возможность просмотреть документ.

Связь между документами «основание-дочерний документ» отображается в поле основание. Если «doc_1» указывается в качестве дочернего документа для «doc_2», то в «doc_1» появляется соответствующая запись в списке оснований, и наоборот.

---

7.3.2.4.6. Резервирование номера

Если у сотрудника канцелярии есть доступ на резервирование номера ,то на первом шаге мастера регистрации рядом с полем номер появляется кнопка "Выбор зарезервированного номера".

Рисунок 7-47. Карточка документа с возможностью выбора зарезервированного номера

По нажатию на кнопку "Выбор зарезервированного номера" открывается список всех зарезервированных номеров(при наличии) с возможностью добавить новый.

Рисунок 7-48. Окно создания и выбора зарезервированного номера

При добавлении нового элемента, пользователь выбирает номер и указывает комментарий.

Рисунок 7-49. Добавление номера в резерв

По умолчанию, отображается следующий незарегистрированный номер счетчика. Номер выбирается с помощью стрелочек влево/вправо с единичным шагом только из незарезервированных номеров. При добавлении номера в резерв, можно добавить комментарий к резервируемому номеру. После резервирования в окне "Номер", отображается следующая информация: номер, автор изменений, дата и комментарий. Для редактирования комментария необходимо вызвать контекстное меню, и выбрать пункт "Редактировать комментарий". Внести изменения и нажать кнопку "Сохранить".

Для сотрудников канцелярии, не имеющих доступа к резерву номеров, документы регистрируются следующим номером счетчика.

---

7.3.2.4.7. Списание документов в Дела

Используется для списания зарегистрированного документа в выбранный раздел номенклатуры дел после его исполнения. Списать документ можно двумя способами: на первом шаге мастера регистрации и через контекстное меню документа. На первом шаге мастера регистрации нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от поля «Списать в», Система предоставляет окно выбора дела. Во втором случае нужно выделить документ для списания и вызвать контекстное меню, выбрать пункт меню «Списать ...», после чего откроется окно выбора дела.

---

7.3.2.4.8. Бракованный документ

Сотрудник канцелярии, имеющий доступ на редактирование журнала может пометить документ из этого журнала, как бракованный. Для этого нужно выделить документ и вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши. Из представленного списка меню выбрать пункт «Пометить как бракованный». При этом обязательным требованием является ввод комментария, с указанием причины, также можно завершить все работы по этому документу поставив галочку в чекбоксе.

---

7.3.2.4.9. Копирование в личное дело

Пункт "Копировать в личное дело" доступен только пользователю с ролями "Сотрудник отдела кадров" и "Сотрудник канцелярии". Для того, чтобы копировать документ из журнала в личное дело сотрудника, необходимо вызвать контекстное меню документа и выбрать пункт "Копировать в личное дело ...". В открывшемся окне "Копирования в личное дело" указать пользователя(пользователей), папку личного дела и нажать кнопку "Отправить".

Рисунок 7-50. Копирование в личное дело

---

7.3.3. Рабочие документы

Все документы, с которыми когда-либо сталкивался пользователь отображаются в узле "Все". При настроенном аккаунте (учетной записи) электронной почты пользователя, входящие электронные письма будут попадать в узел Полученные, отправленные сообщения в узел Отправленные. Примеры входящих/исходящих сообщении приведены ниже:

Рисунок 7-51. Входящее письмо

Рисунок 7-52. Исходящее письмо

---

7.3.3.1. Действия с рабочими документами

Пользователю доступны следующие действия с документами:

• Мультивыбор документов;

• Изменить маршрут;

• Отметить как непрочитанное/отметить как прочитанное;

• Скрыть/восстановить;

• Прервать маршрут.

Для выделения документов на странице используется сочетание Ctrl+Left Mouse Click. Для выделенной группы документов могут быть применены действия: "скрыть /восстановить", "Отметить как прочитанное".

Отметить группу документов как непрочитанные нельзя.

Для изменения предстоящих машрутов документов по реестру необходимо в контекстном меню выбрать пункт «Изменить маршрут». По нажатию откроется совмещенный маршрут состоящий из предварительных этапов, действий и последующих этапов. Изменению подлежат только предварительные и последующие этапы(еще не запущенные этапы маршртуа).

Рисунок 7-53. Изменение маршрута

Для того, чтобы отметить документ как прочитанное, необходимо вызвать контекстное меню непрочитанного документа и выбрать пункт "Отметить как прочитанное", для прочитанного документа выбрать пункт "Отметить как непрочитанное". Также можно "Скрыть" документ, такой документ не будет отображаться в фильтрах. Для того, чтобы просматривать скрытые документы, можно создать фильтр с указанием свойства "Скрытый", в котором будут отображаться все скрытые документы. Скрытый документ можно "Восстановить", для этого нужно перейти в фильтр скрытых документов, и в контекстном меню документа выбрать пункт "Восстановить". Восстановленный документ попадает в фильтр, в котором находился до скрытия.

Для того, чтобы прервать запущенный по документу маршрут, необходимо вызвать контекстное меню документа и выбрать пункт "Прервать маршрут". Если по документу запущено несколько маршрутов, то открывается подменю, где перечислены запущенные маршруты. При прерывании машрута текущие этапы удаляются, и сответствующая запись отображается в "Ходе выполнения" документа. Будущие этапы прерванного маршрута нигде не отображаются.

8.1. Создание, распределение и контроль проектов

Модуль «Проекты» предназначен для создания, распределения и контроля мероприятий в рамках проекта. Совокупность планируемых мероприятий, направленных на достижение одного конечного результата, в рамках ограниченных сроков, ресурсов и бюджета. Выглядит он следующим образом:

Окно навигатора содержит папку «Избранное», «Общекорпоративное дерево портфелей проектов» и личную папку пользователя «Мои проекты».

Портфели проектов создаются и настраиваются методологом в конфигураторе. Для каждого портфеля методолог указывает менеджера - пользователя, который отвечает за расположение проектов в данном портфеле, назначение прав доступа к портфелю и указывает бюджет портфеля. Портфель проектов может содержать несколько вложенных портфелей проектов.

Бюджет портфеля проектов рассчитывается, как сумма стоимости каждого проекта. План/факт бюджета выводится в соответствующие системные показатели.

Пользователь имеет возможность создать проект в личной папке «Мои проекты». Для перенесения проекта из личной папки в портфель, необходимо вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню и выбрать пункт «Перенести в общекорпоративное дерево ...». Если у пользователя нет прав доступа на добавления проекта в портфель, проект отобразится в нем курсивом и для менеджера проекта будет создана работа - заявка на утверждения расположения проекта в данном портфеле.

Проект может быть отмечен как избранный (нажав на звездочку): ссылка на него будет отображена в папке «Избранное».

Кроме того, нижнюю панель и диаграмму Ганта можно разворачивать и скрывать, для этого в заголовке панели присутствуют две кнопки — «Диаграмма» и «Детали» соответственно. Для того, чтобы добавить новый проект, следует нажать кнопку «Создать» и выбрать пункт меню «Создать новый проект...». Этот пункт меню вызывает окно (Рис. 8-2), в котором вводятся параметры корневого элемента проекта:

• формулировка (название) проекта;

• код (заполняется автоматически);

• дата начала и длительность:дата начала и конца проекта определяется вложенными , то длительность в общем случае указывать не нужно;

• нагрузка указывает % либо часы рабочего времени;

• стоимость проекта (план/факт);

• расположение проекта.

• дополнительные поля (произвольная текстовая строка, содержащая числовое значение, произвольный текст либо значение из справочника, которые выбираются из записей справочника pm_custom_fields).

Единица измерения стоимости проекта указывается методологом в Конфигураторе.

Кнопка «Сохранить» создаёт новый проект, после чего он появляется в списке.

В данном списке указывается:

• Номер проекта;

• Название проекта;

• Длительность проекта в рабочих днях;

• Дата начала;

• Дата завершения;

• Зависимость мероприятий;

• Ответственный за выполнения;

• Прогресс выполнения проекта;

• Диаграмма Ганта, отображающая задачи во времени и общую картину загруженности.

При создании проекта автоматически создается папка проекта куда можно прикреплять ссылки на документы и создавать папки следующими способами:

• с компьютера (без предварительного добавления в Хранилище Системы, непосредственно в папку Проекта),

• С хранилища (добавление ярлыков на файлы из папок Хранилища).

• Создать новый.

• Сканировать.

• Создать папку.

Если нажать кнопку «Детали» на панели сверху, то в нижней панели, где находится подробная информация, будут отображаться комментарии, участники и документы Проекта.

В окне настроек проекта можно поменять владельца (автора) проекта, изменить дату начала проекта, тип расчета, способ ввода сроков и паспорт проекта. В качестве паспорта проекта можно указать произвольный документ, в том числе документ по реестру (cм. Рис. 8-4). Ниже расположена ссылка на проект (абсолютная/относительная), которая позволяет открыть проект в новой вкладке браузера. При выделенном в дереве проекте ссылка на проект также отображается в адресной строке браузера.

Владельцем (автором) проекта может быть только пользователь, у которого есть полные права на данный проект.

Следующая вкладка в окне настроек позволяет управлять возможными рисками проекта. Во вкладке «Управление рисками» доступно создание рисков с возможностью указания названия риска, категории, статуса, вида воздействия, вероятности наступления риска (в %), назначения ответственного и описания мер для устранения или минимизации рисков.

Управление рисками — процесс принятия и выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата и минимизацию возможных потерь, вызванных его реализацией.

Цель управления рисками — повышение эффективности работы с помощью защиты от реализации чистых рисков.

При составлении проекта, проектный менеджер имеет возможность заранее указать в каких местах возможны сбои в проекте (риски), описать их и предложить действия (меры), которые необходимо предпринять в случае наступления риска. Для описания риска необходимо определить вероятность наступления риска, степень его воздействия на проект, назначить ответственного, описать мероприятия для принятия необходимых мер. Если степень воздействия на проект или вероятность наступления риска невелика, то менеджер может просто описать этот риск как маловероятный и никаких действий не предпринимать.

В проектном управлении риски делятся на типы, их стандартный набор есть в Системе. Если необходимо изменить существующие типы рисков или добавить новые — данные действия доступны методологу системы в разделе «Категории рисков».

Типы рисков, заданные в Системе по умолчанию:

• Институциональные риски;

• Коммерческие риски;

• Социальные риски;

• Технические риски;

• Финансовые риски;

• Экологические риски.

Для добавления риска к проекту нужно в окне настроек проекта перейти во вкладку «Управление рисками». Во вкладке отобразятся ранее созданные риски проекта (Рис. 8-5).

Для добавления нового риска нужно нажать на кнопку «Добавить» («+») и заполнить все поля. Для редактирования существующего риска нужно открыть его и внести необходимые изменения (Рис. 8-6).

При редактировании самого проекта можно указывать цель, с которой связан объект из списка своих целей, либо целей вышестоящего руководства.

Также при редактировании есть возможность просмотреть список участников проекта, а также при необходимости добавить участников при помощи кнопки "Добавить".

Для просмотра и назначения прав на проект в окне формируется список пользователей, которым назначаются права на просмотр либо редактирование проекта (Рис. 8-8).

Для добавления пользователя в этот список, необходимо нажать на кнопку «Добавить». Далее выбор пользователей осуществляется аналогично описанному выше процессу выбора пользователей для утверждения проекта. После того, как список пользователей сформирован, необходимо нажать кнопку «Сохранить». Это означает, что выбранный список пользователей получили право на просмотр проекта. Для назначения пользователю других прав на проект, необходимо кликнуть дважды в соответствующей строке с фамилией пользователя (Рис. 8-8). В открывшемся диалоге со списком прав выбрать нужное и нажать кнопку «Принять». Для сохранения выполненных изменений нажать на кнопку «Сохранить» в окне прав на проекты. Для удаления назначенных прав нужно кликнуть правой кнопкой мыши на строку с правами, выбрать «Удалить права». Назначенные права пользователя отобразятся через запятую в графе «Права».

Список прав на проекты:

• Чтение - означает право на просмотр проекта;

• Запись - означает право на редактирование проекта, включает в себя создание мероприятий проекта, изменение, удаление мероприятий проекта, изменение прогресса выполнения;

• Назначение прав - возможность дать другому пользователя права на проект;

• Комментирование - возможность добавлять комментарии к мероприятиям проекта;

• Назначение ответственных - право на назначение ответственных за мероприятия, ветки проекта.

Во вкладке «Внешний вид», есть возможность выбрать основные и дополнительные поля для отображения:

• Длительность;

• Начало;

• Завершение;

• Зависит;

• Ответственный;

• Плановая стоимость;

• Фактическая стоимость;

• Прогресс.

Поля "Номер" и "Название" отображаются всегда. Настройка вида отображения проекта сохраняется только для пользователя, который ее задал.

Добавить/удалить дополнительные поля для проекта, а также настроить порядок их отображения можно на вкладке "Дополнительные поля".

Для добавления дополнительного поля в проекты нажмите кнопку "Добавить" и из представленного списка выберите нужное поле. Настройка порядка отображения дополнительных полей выполняется с помощью пункта контекстного меню "Переместить выше/ниже".

Если вы хотите добавить дополнительные поля к проекту, обратитесть к своему методологу.

Для того, чтобы добавить мероприятие в проект, следует нажать кнопку «Создать мероприятие» (кнопка с изображением +), расположенную в левой части заголовка основной панели. Это вызовет окно для добавления мероприятия:

Максимальная продолжительность одного мероприятия ограничена 9 999-ю рабочими днями.

В окне вводится:

• формулировка (название)мероприятия;

• веха (иначе контрольная точка);

• дата начала и длительность мероприятия (в рабочих днях);

• нагрузка в % рабочего времени;

• стоимость (план/факт)

Единица измерения стоимости проекта указывается методологом в Конфигураторе.

После создания новое мероприятие появится в списке. Плановая и фактическая стоимость группового мероприятия (и всего проекта) рассчитывается автоматически.

Мероприятие можно связать как с вехой, так и с другим мероприятием. Есть два способа связывания мероприятий: графический и с цифровым указанием предшествующего. Графический способ привязки выполняется на диаграмме Ганта (Рис. 8-12), наведением курсора мыши на начало или конец мероприятия до появления стрелки, далее необходимо нажать левую кнопку мыши и перетащить стрелку до начала или конца того мероприятия, с которым его необходимо связать.

Диаграмма Ганта является мощным аналитическим инструментом при планировании и визуализации проектов. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список мероприятий. При этом длина отрезков, обозначающих мероприятия, пропорциональна длительности задач, а также отображаются линии связей между мероприятиями.

При цифровом способе связи мероприятий в поле «Зависит» проставляется номер мероприятия, от которого зависит выбранное.

После привязки мероприятии друг с другом можно указать тип их зависимости. Для этого необходимо на диаграмме Ганта нажать на стрелку зависимости и в открывшемся окне выбрать нужный тип связи. Система различает 4 типа зависимости (связи) мероприятий:

• конец — начало (FS) означает завершение первого мероприятия есть начало зависящего от него второго мероприятия;

• конец — конец (FF) означает одновременное завершение зависящих друг от друга мероприятий;

• начало — начало (SS) означает одновременное начало зависящих друг от друга мероприятий;

• начало — конец (SF) означает, что начало одного мероприятия означает завершение зависящего от него другого мероприятия.

Помимо указанных выше видов к каждой связи часто применяется модификатор + - N дней, который показывает, на сколько дней допустимо отклонение даты начала задачи от указанной. Например, при связи «начало — начало + 2 дня» в случае если первая задача начинается 01.01.2012, то вторая начнётся 03.01.2012.

Гистограмма ресурсов - это представление данных о проекте в графическом виде. Обычно используется руководителями проектов, для того чтобы посмотреть нагрузку на каждого участника данного проекта. Использование ресурсов изображаются в виде горизонтально расположенных квадратов в масштабе времени. С помощью гистограммы мы видим насколько участник проекта загружен или свободен, это отображается с помощью цветных квадратов. Нагрузка до 40% отображаются зеленым цветом, от 40%-60% -светло коричневым, от 60%-100%-коричневым, от 100% и более- красным цветом (перегрузка).

При наличии прав на проект пользователь может взять любое мероприятие проекта на контроль с помощью пункта контекстного меню «Контроль работ» с выпадающим списком ответственных.

Редактировать мероприятие можно с помощью контекстного меню, выбрав пункт «Изменить», изначально выделив его, либо выполнить двойной клик по формулировке мероприятия. Также система позволяет редактировать мероприятия проекта с помощью клавиатуры, а именно нажатием кнопки F2 на клавиатуре, для подтверждения введённых изменений - клавишей Enter и для отмены редактирования - клавишей Esc.

Редактировать также можно мероприятия, созданные другими пользователями, при наличии прав на редактирование. При удалении мероприятии проекта они завершаются каскадом с текущим прогрессом, который был на момент удаления.

В окне редактирования прогресс мероприятия содержит те же состояния, связанные с результатами работ и диалог подтверждения/отклонения результата работы при установке прогресса в 100%.

8.2. Распределение ответственных за выполнение проекта

Для отображения списка всех ответственных за проект необходимо выделить проект, нажать на кнопку «Детали», расположенную на верхней панели, а затем в нижней панели выбрать вкладку «Ответственные».

Для назначения ответственного за то или иное мероприятие проекта нужно выполнить двойной клик по строке мероприятия в графе «Ответственный», что вызовет окно для выбора ответственного пользователя (см. Рис. 8-16). Ответственным может быть назначен как сотрудник из данного подразделения, так и сотрудники других подразделении, не являющиеся непосредственными подчинёнными.

Для назначения ответственным сотрудника нужно выделить нужного сотрудника из участников проекта. Пользователь появится в списке ответственных за мероприятие, где можно указать/изменить форму завершения.

Для выбора пользователя, не являющегося учасником проекта, нужно нажать кнопку «Добавить ответственного». В окне выбора пользователя, который предоставляет следующие возможности, выделить нужного сотрудника:

• Выбранные;

• Часто выбираемые;

• Выбор из дерева оргструктуры

После выбора пользователя следует нажать кнопку «Сохранить» для назначения выбранного пользователя ответственным либо «Отменить» для отмены.В первом случае новый пользователь автоматически становится участником проекта и назначается ответственным за выполнение указанного пункта проект.

После перечисленных действий все ответственные за мероприятия проекта попадают в список ответственных за проект и отображаются на нижней панели во вкладке «Ответственные» (см. Рис. 8-15).

Назначение ответственного за группу мероприятий в Проектах производится также, как и назначение ответственного за отдельное мероприятие Проекта.

Ответственные получат запрос на выполнение либо саму работу только после обязательного согласования проекта.

При назначении ответственными сотрудников, не являющихся непосредственными подчинёнными, такие сотрудники получат запрос на выполнение работы, который отобразится в их ежедневнике в виде сообщения (Рис. 8-18). Запрос может быть либо подтверждён либо отклонён.

Сообщение о подтверждении участия в мероприятии:

8.3. Утверждение проекта

Для утверждение проекта необходимо выделить сам проект, вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Утверждение проекта». В появившемся окне выбрать «Согласовать проект» (Рис. 8-19).

Нажав на кнопку открывается окно выбора пользователей (Рис. 8-20). В окне можно найти пользователя по имени и фамилии в сроке «Поиск» либо выбрать из дерева организационной структуры, выделив мышью нужных пользователей, которые формируются Системой автоматически.

После отправления проекта на утверждение в ежедневнике пользователей, которым проект был отправлен на утверждение, появится запрос на утверждение проекта (Рис. 8-21). Также утверждаемый проект будет временно отображаться в списке проектов тех пользователей, с которыми он утверждается. Запрос может быть либо подтверждён либо отклонён. После выполнения пользователем какого-либо из этих действий (согласен/нет), проект исчезнет из его ежедневника и из списка его проектов.

Запрещается изменять проект, мероприятия проекта, ответственных и т.д. во время утверждения проекта, поэтому Системой автоматически блокируются эти действия после отправления проекта на утверждение.

8.4. Формирование проекта

Мероприятия могут быть «вложены» в другие мероприятия, т. е. любое мероприятие можно разбить на множество подмероприятий. При этом общий прогресс узлового мероприятия рассчитывается автоматически (ручное изменение прогресса невозможно), как среднее арифметическое прогресса подмероприятий.

Для того, чтобы создать новое подмероприятие нужно выделить родительское мероприятие и создать новое. Второй вариант – переместить существующее мероприятие на другое (Drag and drop), в итоге переносимое мероприятие станет дочерним (вложенным) мероприятием того, на которое оно было перенесено. Мероприятие, в которое будет вложено переносимое при операции переноса (перетаскивания) будет выделено зелёным. Мероприятия, имеющие вложенные мероприятия, кроме того, выделяются жирным шрифтом.

Раскрытие и сворачивание веток проекта выполняется кликом по значку «+» и «-» слева от названия проекта либо нажатием на клавиатуре стрелок вправо, влево, которые также приводят к раскрытию/сворачиванию веток проекта и вложенных подмероприятий, а также с помощью пункта контекстного меню «Развернуть». Также, можно перемещать ветки из проекта в проект с помощью пунктов выпадающего меню «Копировать» и «Вставить»(ветка копируется ссохранением выставленных значении зависимостей и сроков) либо «Вставить без ответственных»(ветка копируется с сохранением выставленных значении зависимостей и сроков).

К поставленным мероприятиям можно добавлять комментарии. В комментариях можно кратко отчитываться о ходе выполнения того или иного мероприятия, просматривать комментарии начальника и других исполнителей. Для того, чтобы просмотреть/скрыть комментарии, нужно нажать на кнопку «Детали» на верхней панели над проектом. При этом, отобразится/скроется нижняя панель, на которой располагается область комментариев.

Для того, чтобы добавить комментарий, в появившейся нижней панели нужно ввести комментарий и нажать на галочку «Добавить» (Рис. 8-23) либо щелкнуть правой кнопкой мыши на мероприятие, выбрать пункт меню «Комментарии», далее «Добавить». В появившемся окне нужно ввести комментарий и нажать на кнопку «Cохранить» (Рис. 8-24).

8.5. Оценка и регистрация

Одним из средств фиксации оценки степени выполнения мероприятия является выставление прогресса. Автор проекта либо лицо, имеющее право редактирования проекта, может выставлять общий прогресс выполнения проекта и его мероприятий. Данные значения не отображаются и никак не влияют на значение прогрессов, устанавливаемых ответственными в модуле «Потоки работ».

В строке «Прогресс» напротив фамилии ответственного нажатием левой кнопки мыши на индикатор можно указать прогресс подчиненному в процентах. Изменения применяются нажатием кнопки «Сохранить», а отменяются нажатием кнопки «Отмена». Зеленый индикатор означает, что времени для выполнения работы достаточно. После истечения срока, цвет индикатора сменится на красный.

В любой момент можно изменить время выполнения задания, формулировку, выбрав пункт в контекстном меню " Изменить..." либо два раза кликнуть по самому мероприятию.

По желанию можно удалить мероприятие, кликнув по нему правой кнопкой мыши и выбрав пункт «Удалить». После этого мероприятие будет перечёркнуто и если страница будет обновлена, то это мероприятие будет скрыто из списка.

Проект считается выполненным и исчезает из списка проектов в случае, когда по всем мероприятиям проекта автором был выставлен 100% прогресс. Прогресс выполнения работы ставит только автор, а прогресс, выставляемый исполнителем, носит информативный характер и не завершает работу, даже если исполнителем выставляется 100% прогресс исполнения проекта.

8.6. Поиск проектов

Для поиска информации необходимо в поле "Поиск информации" ввести ключевые слова поиска и нажать Enter. Выдача результатов поиска зависит от выбранного элемента в навигаторе.

• В случае, если выбран корневой элемент дерева портфелей, соответствие поисковой строке проверяется для:

  - всех имён портфелей, входящих в общекорпоративное дерево портфелей;

  - всех имён проектов, входящих в портфели в общекорпоративном дереве;

  - всех имён и всего содержимого файлов, находящихся в папках проектов общекорпоративного дерева.

• В случае, если выбран какой-либо портфель в общекорпоративном дереве портфелей, соответствие поисковой строке проверяется для:

  - всех имён портфелей, входящих в выбранный портфель;

  - всех имён проектов, входящих в выбранный портфель и вложенные портфели;

  - всех имён и всего содержимого файлов, находящихся в папках проектов, входящих в выбранный портфель и вложенные портфели.

• В случае, если выбран какой-либо проект в общекорпоративном дереве портфелей, в разделе «Избранное», в разделе «Мои проекты», соответствие поисковой строке проверяется для:

  - всех имён мероприятий, входящих в выбранный проект;

  - всех имён и всего содержимого файлов, находящихся в папке проекта;

  - всех имён и всего содержимого файлов, находящихся в папках работ, соответствующих мероприятиям проекта.

• В случае, если выбран раздел «Избранное» либо раздел «Мои проекты», соответствие поисковой строке проверяется для:

  - всех имён проектов, находящихся в разделе;

  - всех имён и всего содержимого файлов, находящихся в папках проектов, находящихся в разделе.

В поиске доступна возможность просмотра завершенных и удаленных проектов, также восстановление удаленного проекта. Для просмотра ранее выполненных и удаленных проектов нужно выделить в результатах поиска «Проекты» и в появившихся дополнительных полях поиска поставить галочки для выбора периода и поиска в завершенных и удаленных проектов. После чего нажать кнопку в основой рабочей области. Для восстановления удаленного проекта нужно выбрать его и на любом из пунктов удаленного мероприятия вызвать контекстное меню, где нужно выбрать пункт меню «Восстановить». Далее указать расположение восстановленного проекта в портфеле проектов и нажать кнопку «Выбрать». Восстановленный проект отобразится в навигаторе, в указанном портфеле.

8.7. Отчеты по проектам

В модуле «Проекты» предусмотрена возможность формирования нескольких видов отчётов. Для того, чтобы сформировать любой из отчетов, необходимо в контекстном меню проекта (либо его ветки) выбрать соответствующий пункт:

• Экспорт в Excel

• Экспорт в XML

• Версия для печати (таблица);

• Версия для печати (диаграмма);

• Сводный отчет по работам проекта.

9.1. Стратегия

Пункт «Стратегия» модуля «Цели и показатели» предназначен для визуального отображения связи целей с показателями целей. Позволяет отобразить прогресс достижения целей и связанных с ней объектов (маршруты, проекты, портфели проектов).

Для просмотра связанных с целью объектов на карте показателей, на которой расположена цель, нужно кликнуть на текущее значение показателя цели, например , которое является текущим значением цели «Повысить уровень организационно-пропагандистской деятельности Фонда» (см. Рис. 9-1). В появившемся окне отображаются портфели, проекты и маршруты, связанные с целью. Напротив каждого из связанных объектов расположена кнопка «подробнее», по нажатию кнопки происходит редирект на связанный объект.

Связывать цели с показателями можно прямо в основной рабочей области модуля «Цели и показатели». Для этого необходимо сначала разместить на карте показателей цель и показатель, затем перетащить мышкой связываемый объект, удерживая Ctrl.

При удалении любого из взаимосвязанных объектов удаляется связь (Цель-Портфель, Цель-Проект и т. п.).

Также в этом разделе можно добавлять "Подписи"и "Реестры". «Подпись» представляет собой поле для ввода текста. Для ввода текста необходимо вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Изменить». В открывшемся HTD-редакторе необходимо ввести текст и сохранить.Введенный текст можно перемещать по рабочей области с помощью мышки. Также можно создать ссылку на этом тексте. Для этого, снова вызываем контекстное меню кнопки и выбираем пункт «Свойства», активируем галочку «Вставить ссылку» и в поле вносим ссылку и сохраняем. Теперь при нажатии на текст, мы будем переходить по указанной ссылке.

«Реестры» предоставляет возможность отобразить записи одного реестра в виде таблицы, столбцами которой являются выбранные в настройках компонента поля реестра.

9.2. Показатели

Предназначены для оценки результата достижения целей. Показатели стратегических целей компании составляют справочник показателей.

9.3. Панель управления показателями

Панель управления показателями состоит из двух частей - стек-панель (слева в области навигатора) и основная рабочая область (справа). См. Рис. 9-2. На стек-панели, в зависимости от вашего уровня доступа, находятся несколько вложенных панелей из списка: «Стратегия» (стратегические карты показателей), «Справочник показателей» и «Ввод показателей».

9.4. Просмотр, создание, редактирование, удаление показателей справочника

Для просмотра показателей выделите модуль «Цели и показатели» и в окне навигатора выберите «Справочник показателей». Справочник показателей содержит две группы показателей - «Базовые» и «Рассчитываемые». Выберите необходимую группу, в основной рабочей области отобразятся соответствующие показатели.

Для того, чтобы просмотреть список целей, оцениваемых показателем, необходимо нажать на кнопку «+», расположенную слева от названия показателя. При этом под названием показателя появится список целей с указанием исполнителя, должности исполнителя и названия структурного подразделения.

---

9.4.1. Создание показателя

Создание нового показателя для справочника может производиться только пользователем, ответственным за ведение данного справочника.

Для того, чтобы создать показатель, нажмите на кнопку добавления нового показателя «+», расположенную в левой части заголовка панели просмотра показателей из справочника (см. Рис. 9-4).

Рисунок 9-4. Справочник показателей

На рисунках ниже изображены панели для создания формирующего (базового) и рассчитываемого (результирующего) показателей.

Рисунок 9-5. Создание/редактирование формирующего (базового) показателя

Рисунок 9-6. Создание/редактирование результирующего (рассчитываемого) показателя

Рисунок 9-7. Создание/редактирование внешнего показателя

Для создания базового показателя необходимо ввести название показателя, единицу измерения, справочник значений показателей, ответственного за ввод, период обновления значения, значение по умолчанию, код (поле необязательное, но он должен быть произведен, если планируется использовать создаваемый показатель при расчете других показателей).Выбрать тип показателя и указать граничные значения для показателя.

Для создания рассчитываемого показателя необходимо ввести его название, единицу измерения, формулу, по которой он должен вычисляться, код и тип показателя. Формула представляет собой произвольное арифметическое выражение с использованием кодов показателей, операции сложения «+», вычитания «-», деления «/», умножения «*» и скобок для указания приоритета операции.

Для создания внешнего показателя необходимо ввести его название, указать единицу измерения, код, выбрать тип(внешний), указать граничные значения и сохранить.

Также с помошью кнопки "Сохранить как шаблон"есть возможность сохранить предварительные настройки показателя.

Показатели можно группировать в произвольные группы. Один показатель может входить только в одну группу. Раскрытие и сворачивание групп показателей выполняется кликом по значку «+» (плюс) и «-» (минус) слева от названия группы. Для пользователя, ответственного за введение этих показателей, они отображаются не по одному, а группой на одной странице.

Код показателей, участвующих в расчете формул, может быть введен вручную или найден в справочнике с помощью специального диалогового окна (см. Рис. 9-8), открывающегося при нажатии на кнопку «». Здесь пользователь может найти необходимый показатель, используя параметры поиска:

• Тип показателя

• Текстовый поиск в названии показателя

  Рисунок 9-8. Выбор кода показателя

  

Для того, чтобы вставить код показателя в текстовое поле, необходимо выделить его в списке и нажать на кнопку «Выбрать». Для результирующего показателя поле «Код» также может быть не заполнено, если не планируется использовать его в дальнейшем при расчете других показателей. После ввода данных для создания показателя нажмите на кнопку «Сохранить». Если во введённых данных была обнаружена ошибка, система сообщит вам об этом.

Справочник автоматически генерируемых системных показателей (см. Прил. A).

9.5. Ввод значений показателей

Значения вводятся следующим образом:

10.1. Организационная структура

Организационная структура состоит из пяти подразделов:

• График работ

• Профиль

• Ежедневник

• Работа

• Отчеты

• Администрирование

10.2. Резерв

Для сотрудников отдела кадров доступен раздел «Резерв», в котором отображаются пользователи не назначенные ни на какую должность. Для вызова диалога создания новой учётной записи пользователя нужно нажать кнопку «Создать». Каждый пользователь в списке кадрового резерва имеет статус - «активен».

При переходе (двойном щелчке) на запись, относящуюся к конкретному пользователю, в основной области отображается:

• Раздел «Администрирование» с редактированием основных данных пользователя: ФИО, e-mail и т. д.

• Раздел «Профиль» с отображением всех подразделов и всеми возможностями по манипуляциям с ними (заполнение карточек, загрузка файлов в личное дело, редактирование фотографий и т. д).

10.3. Адресная книга

Раздел "Адресная книга" предназначен для добавления, просмотра и поиска контактных данных пользователей и организаций. Для просмотра адресной книги необходимо нажать на кнопку "Адресная книга", которая расположена в самом низу в навигаторе (см. Рис. 10-16). После нажатия на кнопку в основном окне по умолчанию отображается список контактов.

Существует 2 режима отображения:

• просмотр списка контактов;

• просмотр списка организации.

Переход между режимами осуществляется с помощью кнопок "Люди" и "Организации" на панели сверху.

Запись о контакте содержит следующую информацию:

• фотографию контакта;

• фамилия, имя, отчество;

• доступ к контакту;

• дата рождения;

• почтовый адрес;

• телефоны (рабочий, домашний, мобильный, личный, другой);

• адреса электронной почты (домашняя, рабочая, другое);

• IM адреса (icq, skype, xmpp, другие);

• URL, она же домашняя страница (может быть несколько);

• место работы и должность;

• примечание;

• теги.

Запись об организации содержит следующую информацию:

• логотип организации;

• название организации;

• web сайт организации;

• адреса организации (юридический, фактический);

• контактные данные (телефон(ы), факс(ы), e-mail(ы);

• сотрудника организации (ссылка на запись о сотруднике).

При повторном вводе данных о контакте/организации Система выдаст предупреждающее сообщение о наличии таких данных в адресной книге. Вы можете нажать кнопку "Продолжить", тогда система сохранит данные о новом контакте. Для возвращения в режим редактирования карточки контакта/организации, нужно нажать кнопку "Исправить".

11.1. Общие настройки

В данной вкладке настраиваются параметры для управления модулями, параметры авторизации пользователя в системе, почтовый клиент, IM (джаббер для обмена мгновенными сообщениями) и настройки делегирования полномочий в системе.

Управление модулями позволяет при необходимости отключать модули. Также есть возможность выбора отображаемого при входе в систему дефолтного модуля либо раздела Хранилища (Файлы, Реестры, Документы) по умолчанию.

В разделе "Параметры авторизации" пользователь может изменить параметры авторизации (логин/пароль), а также с помощью специального приложения на устройстве прочитать QR-код и получить логин пользователя и полный URL-адрес Системы (QR-код с параметрами доступа используется при работе с мобильным приложением).

Делегирование позволяет выборочно передать полномочия пользователя другому пользователю системы. Делегировать полномочия можно только вниз по должностной иерархии, т. е. нельзя передать свои права лицу с равнозначной должностью либо с должностью выше делегирующего свои полномочия. Делегирование разделено на три типа (см. Рис. 11-1):

• Ежедневник – просмотр, изменение статуса, редактирование, создание, удаление;

• Работы – просмотр, согласование/рассмотрение, утверждение, изменение процента выполнения, изменение статуса, редактирование, создание, удаление. Просмотр мероприятий даёт право добавления комментариев к ним;

• Проекты - просмотр, комментарий, назначение ответственных, редактирование;

Кнопка со знаком «+» предназначена для вызова окна выбора сотрудника, которому будут делегированы (переданы) полномочия. Это окно стандартно для Системы и было описано выше. В этом окне имеется поле поиска, позволяющее выполнить поиск сотрудников по ключевым буквам имени или фамилии. Также здесь можно выбрать уровни структуры и рабочие группы пользователей. После выделения сотрудника и нажатия кнопки «Выбрать» открывается окно выбора типа передаваемых полномочий.Здесь следует отметить галочкой нужные.

Кнопка «Сохранить» сохраняет изменение в Cистеме. После сохранения окно настроек содержит информацию с именем того, кому делегировали полномочия и список делегированных полномочий. Также появляется кнопка с тремя точками для вызова окна редактирования делегирования, аналогичное предыдущему и кнопку для снятия с сотрудника всех делегированных полномочий.

После того, как права делегированы, на почту пользователя, которому права были делегированы, придет об этом уведомление. После этот пользователь должен зайти под своим логином и паролем, перейти в модуль «Сотрудники» и там, смотря на что ему были переданы права, он может увидеть Ежедневник, Работы и Проекты пользователей. И дальше в соответствии с новыми полномочиями этот пользователь может просматривать, удалять, редактировать, добавлять работы (в зависимости от делегированных прав). Если пользователю делегировали права на создание работ/изменение статуса/удаление работ, то действия будут производится от имени самого пользователя. В ходе выполнения под именем делегировавшего права пользователя указывается имя пользователя, фактически совершившего действие, в формате: "Исп.: ФИО".

Пользователь, которому были делегированы полномочия, может их передать другому пользователю (только, если тот не выше него должностью).

На электронный почтовый адрес и/или jabber ID, указанные во вкладках "Электронная почта" и "Обмен сообщениями", будут приходить уведомления о новых событиях в Системе.

11.2. Настройка уведомлений

Настройки уведомлений находятся на соответствующей вкладке и делятся на пять категории:

• Уведомления по ежедневнику

• Уведомления по работам

• Уведомления по проектам

• Уведомления по показателям

• Общие

В каждой из категорий галочками указывается, какие типы уведомлений о мероприятиях, относящихся к той или иной категории, пользователь хочет получать. В уведомлениях указывается инициатор события, описание события, дата, период исполнения или другие данные, относящиеся к этому событию. В уведомлениях по работам содержится ссылка, которая открывает документ соответствующей работы. Уведомления имеют следующий вид:

11.3. Настройка маршрутов

Данная вкладка предназначена для настройки маршрутов пользователей. Можно создавать дерево маршрутов, объединенных по смыслу.

Часто используемые маршруты можно добавить в избранное. После чего данные маршрута будут доступны при создании новой работы в модуле «Потоки работ».

Для добавления маршрута в список избранных нужно воспользоваться значком звезды рядом с названием каждого маршрута (см. Рис. 11-5).

Для редактирования маршрута достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по маршруту.

Для создания нового узла в дереве маршрутов нужно выделить «Мои маршруты» и нажать кнопку «+». В появившемся окне указать название маршрута, узел, в котором будет располагаться создаваемый маршрут, и цель, к которой относится создаваемый маршрут.